এন্টারপ্রাইজে একটি বৈদ্যুতিন সংরক্ষণাগার তৈরির প্রয়োজনীয়তার প্রশ্নটি দিন দিন জরুরি হয়ে উঠছে। এবং এটি দুর্ঘটনাজনক নয়, কারণ নতুন তথ্য প্রযুক্তির প্রবর্তন কেবলমাত্র নথিগুলির সুরক্ষা এবং নির্ভরযোগ্যতা নিশ্চিত করে না, তবে তাদের অনুসন্ধানের সময়ও হ্রাস করে, এবং প্রয়োজনে বেশ কয়েকটি কর্মচারীকে একই তথ্য একই সাথে অ্যাক্সেস করতে দেয়।
নির্দেশনা
ধাপ 1
বৈদ্যুতিন নথির একটি সংরক্ষণাগার তৈরির বিভিন্ন ধাপ অন্তর্ভুক্ত। প্রাথমিকভাবে, সংস্থার কম্পিউটার সরঞ্জামগুলিতে লাইসেন্সযুক্ত সফটওয়্যারটি কিনুন এবং ইনস্টল করুন।
ধাপ ২
আপনার সংস্থায় নথির প্রচলনের বিদ্যমান কাঠামো অনুসারে নথিগুলি প্রস্তুত করুন, যা সেগুলি সংগঠিত করুন, তাদের সনাক্ত করুন। বিশেষত, এই পর্যায়ে, তাদের নিবন্ধভুক্ত করা দরকার, শেল্ফ লাইফের দ্বারা বাছাই করা হবে এবং স্টিপলস এবং স্ট্যাপলগুলি আনস্টিচড শীট থেকে সরানো হবে।
ধাপ 3
পরবর্তী পদক্ষেপটি হ'ল নথিগুলি ডিজিটাইজেশন বা স্ক্যান করা। এটি প্রযুক্তিগত সরঞ্জামগুলিতে বাহিত হয় যা এই সংস্থায় ব্যবহৃত ডকুমেন্টের ঠিক ধরণ এবং বিন্যাসকে সমর্থন করে। এই পর্যায়ে, নথিগুলির প্রজননের গুণমানটি পরীক্ষা করুন, প্রয়োজনে আবার স্ক্যান করুন।
পদক্ষেপ 4
এরপরে দস্তাবেজগুলিকে ফরম্যাটে রূপান্তর (রূপান্তর) করার পর্যায়ে যা তাদের স্টোরেজ এবং উত্পাদন মানের ধারণার সাথে মিলিত হয় এবং তারপরে - সূচকের পর্যায়, অর্থাৎ। প্রয়োজনীয় তথ্য অনুসন্ধান এবং একটি সম্পূর্ণ-পাঠ্য ডাটাবেস তৈরির জন্য পরবর্তী প্রতিটি নথিতে কীওয়ার্ডগুলির "অ্যাসাইনমেন্ট"।
পদক্ষেপ 5
একটি বৈদ্যুতিন সংরক্ষণাগার তৈরির কাজ শেষে, সেটিংস (অ্যাক্সেস ডান, ডকুমেন্টগুলি পরিবর্তন করার অধিকার) সেট করুন এবং সংস্থার কর্মীদের প্রশিক্ষণ দিন।
