ইনকামিং ডকুমেন্টের নিবন্ধন একটি সংস্থায় একটি নথি পাওয়ার সত্যের একটি স্থিরকরণ। এটি কোনও কাগজের নথি হোক বা বৈদ্যুতিন, তা নিবন্ধকরণের ফরমগুলিতে একটি রেজিস্ট্রেশন কোড এবং তার প্রাপ্তির উপর একটি নোট সরবরাহ করা দরকার। ডকুমেন্টেশনের বাস্তবায়ন নিয়ন্ত্রণ এবং প্রয়োজনীয় তথ্যের সন্ধানের সুবিধার্থে এটি প্রয়োজনীয়।
প্রয়োজনীয়
- - ইন্টারনেট অ্যাক্সেস সহ কম্পিউটার;
- - ব্রাউজার
নির্দেশনা
ধাপ 1
ইনকামিং ডকুমেন্টটি রেজিস্ট্রেশন করতে "এসবি ইনকামিং ডকুমেন্টস" প্রোগ্রামটি চালান। দস্তাবেজটি যুক্ত করতে "যুক্ত করুন" বোতামটি ক্লিক করুন। "নতুন ডকুমেন্ট" কমান্ডটি নির্বাচন করুন, কার্ডটিতে একটি ক্রমিক নম্বর দিন। ক্ষেত্রটি "যার নামে" পূরণ করুন, ডিফল্টরূপে এটি সংস্থার পরিচালক, যদি নথির প্রাপক আলাদা হয় তবে ক্ষেত্রের ডানদিকে বোতামটি ক্লিক করুন এবং ডিরেক্টরিতে অন্য একটি উপাদান যুক্ত করুন, উদাহরণস্বরূপ, উপ পরিচালক. নথির জন্য একটি বিষয় চয়ন করুন, প্রথমে এটি ডিরেক্টরিতে যুক্ত করুন। একটি খালি লাইনে কালো তীরের উপর ক্লিক করুন, নথির বিষয় লিখুন। "বন্ধ" বোতামটি ক্লিক করুন, তারপরে ক্ষেত্রের প্রবেশ করা বিষয় নির্বাচন করুন।
ধাপ ২
রেজিস্ট্রেশন ইনডেক্স পরিপূরক করতে নথিতে একটি কোড বরাদ্দ করুন, তারপরে নথির প্রাপ্তির তারিখ নির্ধারণ করুন, এটি অবশ্যই আগত নথিতে লাগাতে হবে, তারপরে আগত নথি নম্বর বরাদ্দ করুন, এটি অবশ্যই নথিতে নোট করতে হবে। পরবর্তী, আগত দলিল থেকে তারিখ এবং নম্বর স্থানান্তর করুন। কোনও ব্যক্তি থেকে আগত নথির নিবন্ধকরণ সম্ভব, "ব্যক্তিগত" বোতামটি ক্লিক করুন এবং তার সম্পর্কে ডেটা প্রবেশ করুন।
ধাপ 3
ইনকামিং ডকুমেন্টটি রেজিস্ট্রেশন করতে "থেকে" ক্ষেত্রটি পূরণ করুন। কালো তীরটি ক্লিক করুন এবং প্রেরককে ডিরেক্টরিতে যুক্ত করুন বা এই ক্ষেত্রে একটি বিদ্যমান নির্বাচন করুন। এরপরে, "সংক্ষিপ্ত বিবরণ এবং রেজোলিউশন" ক্ষেত্রটি পূরণ করুন। এখানে নথির সংক্ষিপ্তসার পাশাপাশি মাথার রেজোলিউশন লিখুন (কী করা দরকার, কোন সময় ফ্রেমে)। "এটি যাকে প্রেরণ করা হয়েছে" ফিল্ডটি পূরণ করুন, এটি নথির সম্পাদনের উপর আরও নিয়ন্ত্রণের সুবিধার্থে। পরিচালকের রেজোলিউশন থেকে এই তথ্যটি পূরণ করুন। প্রথমে উপযুক্ত ডিরেক্টরিতে অফিসিয়াল যুক্ত করে হু স্বাক্ষর করা ক্ষেত্রটি সম্পূর্ণ করুন। উপযুক্ত ক্ষেত্রে উপযুক্ত তারিখটি নির্বাচন করুন। এটি প্রোগ্রামটি আপনাকে দস্তাবেজের সম্পাদনের জন্য নিকটবর্তী সময়সীমার স্মরণ করিয়ে দেবে। নথির নির্ধারিত তারিখটি পূরণ করুন। "ব্রাউজ করুন" বোতামটি ক্লিক করে দস্তাবেজটি সিস্টেমে আপলোড করুন। আগত নথির নিবন্ধকরণ সম্পূর্ণ করতে "সংরক্ষণ করুন" বোতামটি ক্লিক করুন।
পদক্ষেপ 4
আগত দলিলটি নিবন্ধ করার জন্য একটি বিকল্প প্রোগ্রাম চালান। বৈদ্যুতিন ডকুমেন্ট পরিচালনার জন্য প্রোগ্রামগুলি আগত নথিগুলির নিবন্ধের সাথে ক্রিয়াকলাপগুলির অনুরূপ ক্রম বোঝায়। "অফিস ওয়ার্ক", "ইউফ্রেটিস", "বিজনেস" এর মতো প্রোগ্রামগুলি ব্যবহার করুন।
