মাইক্রোসফ্ট এক্সেল স্প্রেডশিট যোগাযোগের তথ্য সঞ্চয় করার একটি আদর্শ উপায়। এক্সেলে একটি ফোন বই থাকার সাথে যোগাযোগের তথ্য যুক্ত করা এবং সরিয়ে ফেলা সহজ করে। এই জাতীয় গ্রন্থের তৈরিতে দুটি প্রধান প্রক্রিয়া থাকে: উপযুক্ত কলাম যুক্ত করা এবং তথ্য প্রবেশ করা।
প্রয়োজনীয়
মাইক্রোসফ্ট এক্সেল 2007 ইনস্টল করা হয়েছে।
নির্দেশনা
ধাপ 1
মাইক্রোসফ্ট এক্সেল 2007 খুলুন।
ধাপ ২
টেবিলের শীর্ষে একটি শিরোনাম যুক্ত করুন যাতে আপনি জানেন যে এতে কী রয়েছে। আপনার ব্যক্তিগত ব্যবহারের জন্য একটি ফোন বই এবং অন্যটি কাজ বা ব্যবসায়িক ব্যবহারের প্রয়োজন হতে পারে। নামটি একে অপরের থেকে আলাদা করতে সহায়তা করবে। শিরোনামটি হাইলাইট করতে শীর্ষ সরঞ্জামদণ্ডটি ব্যবহার করুন।
ধাপ 3
ফোনবুক কলাম কাস্টমাইজ করতে কয়েক লাইন ছেড়ে যান। নিম্নলিখিত কলাম শিরোনাম ব্যবহার করুন: নাম, ঠিকানা, শহর, রাজ্য, জিপ কোড, টেলিফোন নম্বর, ফ্যাক্স নম্বর এবং ইমেল ঠিকানা। প্রতিটি কলামের জন্য এই শিরোনামগুলি প্রবেশ করান। পৃথক আইটেম পৃথক কলামে থাকা অবস্থায় তথ্য পড়া এবং সন্ধান করা অনেক সহজ।
পদক্ষেপ 4
বামদিকে সারি নম্বরটিতে ক্লিক করে কলাম শিরোনামগুলির সারিটি হাইলাইট করুন। উপরের বারে সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করে কলাম শিরোনামকে কেন্দ্রীভূত করতে।
পদক্ষেপ 5
প্রতিটি কলামে তথ্য লিখুন। এটি কিছু সময় নিতে পারে। আপনাকে একবার এক্সলে সমস্ত উপলভ্য যোগাযোগের তথ্য প্রবেশ করতে হবে, তারপরে কেবল নতুন পরিচিতি যুক্ত করতে হবে এবং তথ্য আপডেট করতে হবে। যদি কোনও ডেটা অনুপস্থিত থাকে, কেবল ঘরটি ফাঁকা রাখুন।
পদক্ষেপ 6
পোস্টকোড কলামে পাঠ্য ফর্ম্যাট করুন। কলামের সমস্ত পাঠ্য নির্বাচন করুন (শিরোনাম বাদ দিয়ে)। নির্বাচনের উপর ডান ক্লিক করুন এবং বিন্যাস ঘর নির্বাচন করুন। "নম্বর" ট্যাবে, "অতিরিক্ত" আইটেমটি ক্লিক করুন। পোস্টকোড বা পোস্টকোড +4 এ ক্লিক করুন। ঠিক আছে ক্লিক করুন। এটি সমস্ত সূচি একক ফর্ম্যাটে রূপান্তরিত করবে।
পদক্ষেপ 7
ফোন নম্বরগুলির কলামে পাঠ্য ফর্ম্যাট করুন। শিরোনাম ব্যতীত কলামে সমস্ত পাঠ্য নির্বাচন করুন। ডান ক্লিক করুন এবং ফর্ম্যাট ঘর নির্বাচন করুন। "নম্বর" ট্যাবে, "অতিরিক্ত" নির্বাচন করুন। "টাইপ" বিভাগের "ফোন নম্বর" আইটেমটিতে ক্লিক করুন। ঠিক আছে ক্লিক করুন। সমস্ত ফোন নম্বর ফর্ম্যাট করা হবে।
